Albert Davoine. Cours de gestion.

La tenue des réunions

L'ORDRE DU JOUR

Le/la secrétaire prépare l'ordre du jour de la réunion, en consultation avec le président, après avoir fait le tour des membres pour savoir quels sujets ils aimeraient aborder.

Voici les principaux points qui doivent figurer à l'ordre du jour:

a.   appel des membres (présences);

b.   adoption du procès-verbal de la réunion précédente;

c.   examen des questions non réglées;

d.   étude et règlement des points à l'ordre du jour;
	
e.   présentation de rapports par les membres et les sous-comités à la
         suite de missions spéciales:

f.   rapports d'étape du comité


g.   discussion des affaires nouvelles: et

h. clôture de la réunion.


L'ordre du jour est établi en fonction de l'ordre des travaux. Il renferme des détails sur les points qui doivent être abordés au cours de la réunion et précise le nom de ceux qui doivent prendre la parole dans chaque cas.

Pour s'assurer que tous les points seront abordés, le président peut fixer une limite de temps de discussion dans chaque cas, ce qui est particulièrement utile lorsque le calendrier de la réunion est très chargé.

L'ordre du jour est envoyé aux membres du comité en même temps que l'avis de convocation (heure et endroit) et toute la documentation dont ils doivent prendre connaissance avant la réunion.


LA TENUE DES RÉUNIONS

Par souci d'efficacité, le comité fonctionne par consensus plutôt que par vote majoritaire. Aboutir à une décision que seule une partie des membres du comité appuient et élaborer des solutions dans le cadre de la mise aux voix pourraient à la longue rendre le comité inefficace.

C'est la raison pour laquelle les questions complexes doivent être soumises à un sous-comité qui peut être formé spécialement pour régler une question en particulier ou être établi en permanence pour une longue période de temps. Les questions qui ne peuvent pas être solutionnées doivent être adressées à des comités supérieurs.

Lorsqu'un projet est entrepris, il faut fixer d'avance les dates d'échéances et de présentation des rapports.

Le consensus demeure donc la clef du succès et de l'efficacité des comités.

Le président doit s'assurer que les principales exigences applicables à la tenue des réunions sont respectées, par exemple que la rencontre commence à l'heure prévue, qu'on s'en tient à l'ordre du jour et qu'on met l'accent sur les questions pertinentes, il est tout aussi important d'éviter de supprimer des points de l'ordre du jour, de prolonger indûment les réunions ou d'exiger la tenue de réunions supplémentaires.

S'il est habile, le président réussira à éviter les conflits en recourant à diverses techniques, par exemple: en esquivant les questions litigieuses, en interrompant les discussions, en demandant une pause ou en organisant des discussions en privé.

Voici comment les réunions devraient se dérouler normalement:

a.   On présente un point inscrit à l'ordre du jour.

b.   On en discute pour s'assurer que tout le monde comprend le problème.

c.   Les membres proposent des solutions.

d.   On en discute afin de trouver la meilleure solution.

e.   Le président résume ensuite ce qu'ils considère comme
     étant l'opinion de la majorité des membres du comité et, le cas
     échéant, la recommandation qui devra être faite ou
     mise en application par le comité.
    

Le président doit s'assurer que tous les points inscrits à l'ordre du jour ont reçu l'attention voulue. Il faut autant que possible aboutir à une solution dans chaque cas, même si on doit pour cela reporter la question à la réunion suivante ou la soumettre à un sous-comité pour qu'il l'étudie et formule ses recommandations.

Les solutions adoptées doivent toujours figurer dans le procès-verbal. Le président doit veiller à ce qu'on s'en tienne à l'ordre du jour, à ce que tous les points soient traités de façon opportune et positive,.

Au cours des préparatifs en vue de la réunion, le président doivent s'assurer que l'ordre du jour n'est pas trop long et que les sources d'information (personnes et documents) seront disponibles quand on en aura besoin.

Il ne faut pas s'étonner qu'il y ait parfois des divergences d'opinions qui donnent lieu à des prises de bec entre les membres. Le président doit alors s'efforcer de calmer les esprits et, au besoin, réclamer une pause au cours de laquelle il essaiera de concilier les points de vue.

Toutes les réunions devraient se terminer sur une note positive de sorte que les membres n'aient jamais l'impression d'avoir perdu leur temps lorsqu'ils se séparent.

Le président doivent toujours résumer les principales recommandations qui ont été formulées, préciser les décisions qui ont été prises et les responsabilités qui ont été confiées en plus d'indiquer dans quel délai les mesures proposées devront être prises.

Il peut égaiement être profitable de consulter les membres en vue de déterminer s'ils sont satisfaits et s'ils ont des suggestions concernant la façon d'améliorer le déroulement des réunions. Pour ce faire, on peut avoir recours à un questionnaire ou à une autre technique de cueillette de données, mais on ne doit pas se livrer à cet exercice pendant une réunion régulière.

Les décisions du comité deviennent souvent des recommandations à l'intention des dirigeants.

Elles doivent donc être pratiques, logiques et étayées par des faits. Les recommandations ne devraient pas avoir trait à des questions d'ordre courant qui peuvent être réglées par les membres du comité. Elles devraient plutôt porter sur des questions complexes, comme demander une modification d'orientation, un engagement de fonds, d'importantes modifications, de l'aide de l'extérieur, etc.

En pareil cas:
a. le problème doit être exposé de façon claire et détaillée,
b. les causes sous-jacentes doivent être énumérées.
c. les documents nécessaires et relatifs au problème devraient être inclus,
d. toutes les solutions possibles devraient être envisagées, et
e. la décision devraient être le fruit d'un consensus, tel que précisé auparavant dans la présente section.


AIDE MÉMOIRE A L'INTENTION DES MEMBRES

Voici certaines choses que les membres peuvent faire pour assurer le bon fonctionnement du comité:

    a.   Comprendre toutes les obligations du comité, surtout les vôtres.

    b.   Écouter ce que les autres membres ont à dire.

    c.   Faire connaître votre point de vue tout en tenant compte de celui
         des autres et en évitant de les blesser,

    d.   Exprimer votre opinion au comité en précisant pourquoi vous
         pensez ainsi,

    e.   Ne pas tenter de solutionner un problème présenté au comité avant
         de savoir exactement ce qui en est.

    f.   Vous souvenir de ce qui suit:

         (1)  la compétition n'a pas sa place au sein du comité;

         (2)  la collaboration est la clef de l'efficacité du comité;

         (3)  tous et chacun doivent apporter leur contribution;

         (4)  aucun problème ne peut trouver de solution tant qu'il n'est
              pas clairement défini;

         (5)  ne perdez pas de vue votre premier objectif, celui du comité;

         (6)  nulle personne agissant de bonne foi ne peut être tenue
              personnellement responsable de quelque acte commis ou omis
              que ce soit.


LES PROCES-VERBAUX

Le procès-verbal d'une réunion doit faire état des questions dont on a discuté et des décisions qui ont été prises. En plus de permettre aux membres du comité de se replacer dans le contexte, le procès-verbal doit les informer, ainsi que renseigner l'employeur sur les activités du comité et sur les résultats obtenus.
Cliquez ici pour voir un exemple de procès-verbal.

Le procès-verbal n'est pas nécessairement une retranscription intégrale des délibérations. Le/la secrétaire prend des notes au cours de la réunion et rédige le procès-verbal aussitôt que possible après la séance. Chaque fois qu'on passe à un nouveau point de l'ordre du jour, le président aide le/la secrétaire en résumant à son intention les décisions qui ont été prises et les mesures qui ont été recommandées.

Le procès-verbal d'une réunion doit être bref, et il faut s'en tenir aux faits, il faut y indiquer non seulement à quel niveau des mesures doivent être prises, mais également préciser par qui, dans quel délai et quand il faudra présenter un rapport.

Le président et les membres du comité doivent étudier minutieusement le procès-verbal pour s'assurer de son exactitude. Comme ce document sera distribué à l'extérieur du comité, le/la secrétaire doit toujours en faire approuver l'ébauche par le président avant que la version définitive ne soit distribuée. Une fois que le procès-verbal a été signé, il est envoyé aux membres du comité, puis archivé et acheminé à qui de droit pour fins d'information.


Remerciements. Cette page a été extraite et adaptée du Guide du comité de sécurité et de santé au travail de l'état-major de la Défense nationale du Canada et reproduite avec leur aimable autorisation pour l'information des étudiants.

Merci de votre visite. Au revoir !