1. Avant la conférence.
- Tenez-vous au courant du programme des présentations des autres conférenciers pour éviter les risques de chevauchement ou de redondance.
- Faites une rencontre préparatoire avec les organisateurs et préparez un survol de votre présentation.
- Fournissez votre biographie et votre documentation au président (ou à la personne qui vous présentera) ainsi qu'une liste de questions que vous aimeriez vous faire poser à la fin de votre présentation.
- Informez les organisateurs de l'équipement audiovisuel dont vous aurez besoin.
2. À la conférence.
- Arrivez tôt et faites l'essai des appareils audiovisuels. Familiarisez-vous avec la manipulation de l'équipement.
- Respectez le temps alloué.
- Respectez le thème et le sujet prévu et annoncé.
- Allouez une période de questions.
3. Les exemples de documentation.
- Biographie de cinq à dix lignes comprenant des faits susceptibles d'intéresser l'auditoire et renforçant votre crédibilité en tant que conférencier sur le sujet.
- Documentation comprenant un résumé de votre conférence (une copie des tableaux présentés, par exemple.)
4. Comment faire une bonne présentation ?
- Gardez toujours le contact visuel avec votre auditoire, établissez un lien avec eux. Mettez de l'intonation dans votre voix, démontrez votre enthousiasme pour le sujet afin de mieux capter l'attention des participants.
- Ne lisez pas votre présentation. N'apprenez pas votre discours par cœur et n'adoptez pas une posture trop rigide.
- Faites usage de notes écrites, pratiquez-vous avec un collègue, avec votre entourage. Parlez naturellement.
- Utilisez des éléments visuels pertinents : projecteur électronique, rétroprojecteur, diapositives, tableau, grandes feuilles, affiches, vidéo, échantillons... Notez cependant que les éléments visuels les plus impressionnants peuvent rapidement devenir les plus inutiles s'ils sont surchargés d'information ou s'ils détournent l'attention de votre auditoire.
5. Comment répondre aux questions ?
- Si l'on vous pose une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre, n'hésitez pas à dire que vous ne savez pas. Au lieu de répondre n'importe quoi, dites que vous allez vous informer.
- Si l'on vous pose une question sur plusieurs points, regroupez-les et utilisez des résumés.
- Si l'on vous pose une question qui peut vous paraître stupide, essayez d'y répondre sans démonter de l'impatience.
- Si l'on vous pose une question controversée, prenez le temps pour y répondre. Traitez les éléments clés tranquillement et prudemment pour construire votre réplique.
- Si l'on vous pose une question hostile, restez calme. Essayez de ne pas discréditer votre interlocuteur. Référez-vous aux faits et soyez tempéré dans vos remarques.
- Si l'on vous pose une question à laquelle vous ne préférez pas répondre, dites-le et offrez de rencontrer votre interlocuteur plus tard en privé.
6. Les plaintes le plus souvent formulées par les participants aux conférences.
- Le manque de dynamisme de la part des conférenciers qui lisent leur discours.
- L'absence d'éléments visuels ou de documents écrits.
- Les éléments visuels surchargés, trop petits ou illisibles.
- Le non-respect du thème ou du sujet annoncé.
- La redondance entre les présentations, s'il s'agit de plusieurs conférences dans la même journée, ou de présentations faites par une équipe mal coordonnée.
- Les présentations trop commerciales qui consistent plutôt en discours de vente ou de promotion pour le produit ou service de l'entreprise du conférencier.
- Le non-respect des limites de temps, de l'horaire.
- Le camouflage du manque de contenu par une présentation trop spectaculaire.
- Une présentation hors contexte, qui ne fait pas référence à des éléments connus des participants qui ne peuvent alors pas se situer, se sentir concernés.
- L'absence du conférencier ou d'une personne ressource importante sans empêchement majeur et sans remplaçant qualifié. L'annulation de la conférence en dernière minute.
7. Comment préparer vos diapositives (et votre documentation.)
- La première page comporte
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Le titre de votre présentation
Le nom du conférencier
et des membres de l'équipe |
